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Comment passer d’un bureau à un espace de coworking ?
Vous envisagez de transférer l’ensemble de votre personnel de bureau dans un espace de coworking ?
Cela pourrait être une excellente idée, surtout si vous avez cherché des moyens de réduire les coûts, de rester flexible et de prévoir des situations inattendues qui pourraient affecter le bureau physique de votre entreprise tout en gérant la transition vers le retour au bureau.
Il est vrai que le travail à domicile présente de nombreux avantages à long terme que de nombreux employés ont appris ces dernières années. Pour les entreprises qui ne sont pas prêtes à dire adieu pour toujours au bureau traditionnel, il existe une solution.
Cette solution est l’espace de coworking, en particulier pour les entreprises.
Bien sûr, les espaces de coworking doivent être pris pour ce qu’ils sont : des lieux de « coworking », c’est-à-dire des environnements où différents types de professionnels travaillent les uns à côté des autres dans le but de former une communauté.
Pour les entreprises et les sociétés, il existe en fait un juste milieu : un espace de bureau dédié où les conversations et les secrets de l’entreprise sont gardés derrière des murs fermés, et des espaces communs où les employés peuvent nouer des contacts avec d’autres professionnels et s’engager dans des activités sociales.
Comment en arriver à envisager la transition de l’ensemble du bureau vers un espace de coworking, ou comment savoir si c’est la bonne décision ?
Voyons comment faire passer vos employés dans un espace de coworking local, ou dans plusieurs, à travers le pays ou le monde.
Nous verrons comment déterminer si un espace de coworking convient à votre équipe, comment choisir un espace de coworking adapté à la culture de votre entreprise et comment avoir des attentes réalistes.
Vous pensiez que les espaces de coworking étaient concentrés dans quelques villes au niveau national ou mondial ? Nous avons une surprise pour vous ! Dans cette liste des meilleures villes et pays pour le travail à distance, nous présentons des exemples d’espaces de coworking proches et lointains, pour une grande variété sur le sujet.
Comment savoir si un espace de coworking convient à vos employés ou à votre équipe ?
Tout d’abord, évaluez comment un espace de coworking s’aligne sur la culture de votre entreprise.
Votre équipe sait-elle gérer le changement ? Un changement d’environnement de travail constituerait-il une amélioration positive ? L’équipe est-elle prête à se retrouver dans un espace partagé avec des professionnels d’autres entreprises dans un environnement entrepreneurial pendant la période de transition vers le retour au travail dans un bureau ?
Pour savoir si un espace de coworking convient à votre équipe, il peut être utile de réaliser une enquête afin de recueillir des avis, si votre personnel ou l’ensemble de vos employés pèsent sur la décision.
Si la décision de migrer le bureau vers un espace de coworking ne relève que de la direction générale, pesez le pour et le contre, comme le changement de lieu, l’environnement de travail, les avantages supplémentaires et les coûts.
Offrez de la flexibilité à vos employés et à vos collaborateurs
Travailler dans un espace de coworking est peut-être une idée nouvelle pour la plupart des membres de votre organisation.
Dans le passé, les espaces de coworking ont eu la réputation d’être réservés aux indépendants, aux petites entreprises ou aux nomades numériques, des personnes qui travaillent à distance, qui voyagent et qui « se déplacent ».
Nous recommandons de donner à vos employés et à votre personnel suffisamment de temps pour s’adapter au changement et pour s’habituer à l’idée de partager quelque chose comme la cuisine de l’entreprise avec d’autres membres de l’espace de coworking, où qu’il se trouve.
Prévoyez des plans de secours, en particulier pour les espaces partagés tels que les salles de réunion, car ces types d’espaces ou d’autres installations peuvent ne pas être disponibles exactement au moment où vous les prévoyez. Heureusement, les espaces de coworking disposent généralement de systèmes robustes de réservation d’espaces tels que les cabines téléphoniques, les salles de réunion ou les salles de conférence.
Sécurité
La différence entre l’abandon du bureau traditionnel de votre entreprise et la transition vers un espace de coworking réside dans la sécurité.
Pendant des années, j’ai travaillé dans un bureau d’entreprise situé dans le centre de Manhattan. Au fil du temps, nous avons commencé à accorder de l’importance à la sécurité au fur et à mesure que l’entreprise prenait de l’ampleur, et nous avons pris très au sérieux le système de cartes d’accès à nos portes, car il y avait eu quelques accrocs dans notre processus lorsqu’un nouvel employé, à son insu, avait laissé entrer un étranger qui n’avait pas de rendez-vous avec quelqu’un de l’entreprise. Cela peut être dangereux n’importe où, et pas seulement dans les grandes villes !
Dans un espace de coworking, la sécurité peut être encore meilleure qu’ailleurs. C’est la bonne nouvelle. Un espace de coworking peut être situé sur plusieurs étages d’un grand bâtiment d’entreprise, d’un petit immeuble de bureaux ou même d’un complexe polyvalent. Il peut y avoir une sécurité dans le hall d’entrée et dans les ascenseurs (passage de la carte magnétique) et l’espace de coworking lui-même dispose généralement d’un bureau d’enregistrement avec un réceptionniste (cela dépend également de la taille de l’espace de coworking).
Établir des règles de base en matière de sécurité pour l’utilisation des espaces de coworking
Notre conseil est de vous assurer que, pendant la transition, vous définissez des règles de base pour les employés afin qu’ils mettent sous clé tout ce qui a de la valeur, pendant la nuit, lorsqu’ils quittent le bureau.
Il est également important de penser à la sécurité si un employé utilise un ordinateur portable de l’entreprise dans une zone commune d’un espace de coworking, comme le café, la cuisine ou l’espace extérieur, et se lève pour aller aux toilettes… avez-vous un système solide pour vous assurer qu’il n’y a aucun moyen pour un étranger d’accéder à vos systèmes ?
Options de stockage dans les espaces de coworking
Evaluez les options de stockage personnel dans les espaces de coworking, comme les casiers et les petites unités de stockage. Ces éléments peuvent être utiles dans les espaces de coworking où les employés peuvent laisser leurs ordinateurs portables ou même leurs effets personnels, comme leurs vêtements de sport, pendant des jours ou des semaines.
Posez des questions comme,
- Quels sont les niveaux de sécurité physique de l’espace de coworking ?
- Y a-t-il quelqu’un qui assure la sécurité du bâtiment 24 heures sur 24, par exemple pendant les week-ends ?
- Y a-t-il un accès par carte magnétique ?
- Les ascenseurs ne fonctionnent-ils pas sans carte magnétique ?
Enfin, pensez aux VPN
Si votre bureau n’utilise pas déjà un VPN, c’est une solution à envisager, surtout s’il se trouve parmi de nombreux réseaux partagés. Pour plus de sécurité, envisagez un VPN pour l’ensemble de l’organisation. Nous recommandons ExpressVPN (essai gratuit) est l’un des meilleurs choix disponibles que les employés peuvent utiliser sur leurs téléphones en plus des ordinateurs portables de l’entreprise.
Pensez à sécuriser l’utilisation des zones communes et partagées de l’espace de coworking.
Lorsque vous décidez de transformer votre bureau en espace de travail partagé, posez des questions telles que : « L’espace de travail partagé dispose-t-il d’installations ouvertes au public ? Comme une zone commune ou un café ? »
Un espace de coworking souhaitable sera généralement conçu avec des espaces communs, car c’est l’un des principaux arguments de vente pour l’utilisation d’un espace de coworking. Pensez à l’utilisation de ces espaces communs par vos employés. Ils devront garder à l’esprit que l’espace appartient à des professionnels de plusieurs organisations – il ne s’agit pas de la cuisine de l’entreprise, après tout, qui est un endroit où tout le monde appartient à la même organisation et partage les mêmes types d’informations sécurisées.
Événements de mise en réseau et communauté dans les espaces de coworking
Quelques-uns des plus grands avantages des espaces de coworking pour nous qui travaillons à distance sont les opportunités de mise en réseau, de développement professionnel et d’événements sociaux dans les espaces de coworking.
Nous avons visité plusieurs espaces de coworking ici à New York, notamment WeWork, The Wing, BKLYN Commons, Industrious, Freelancer’s Hub au NY Media Center et Bond Collective, et ils ont tous différents types de variations dans ce qu’ils offrent à leurs communautés.
Pour savoir quel espace de coworking vous conviendrait le mieux, à vous et à votre entreprise, posez des questions :
- Quels sont les événements organisés par le bureau de l’espace de coworking ? Y a-t-il un happy hour pour rencontrer d’autres personnes dans votre espace partagé ?
- L’espace de coworking organise-t-il des événements, comme des discussions communautaires ?
- Votre bureau souhaite-t-il participer à l’un de ces événements ?
- Serait-il utile que votre entreprise organise ses propres événements de mise en réseau ?
Si votre entreprise propose des logiciels ou tout autre type de produit B2B, l’organisation d’un événement de réseautage pourrait être un moyen d’obtenir de nouveaux contacts. Comme nous le répétons, les possibilités sont infinies lorsqu’il s’agit des raisons pour lesquelles le coworking apporte de nouveaux types d’opportunités à votre entreprise.
Déterminer le niveau de bruit, du bavardage bruyant au calme
En ce qui concerne l’environnement de travail, réfléchissez à l’aspect physique de votre bureau. S’agissait-il d’un bureau ouvert avec des tables de travail ?
Était-il acceptable de téléphoner à son bureau ou était-il préférable de se rendre dans une salle de conférence ? Les employés se réunissaient-ils généralement pour des réunions informelles dans la cuisine ou dans d’autres espaces ?
Posez ces questions lorsque vous étudiez les options de coworking :
- Votre entreprise peut-elle louer un étage entier ? Avez-vous besoin d’autant d’espace ?
- Quels sont les autres types d’entreprises qui partagent cet espace ?
- Les espaces communs se transforment-ils généralement en happy hour après 17 ou 18 heures ?
Peut-être qu’un espace de coworking avec une culture de l’happy hour ne convient pas à votre entreprise, mais si les membres du coworking se reposent dans les espaces de coworking uniquement, et que votre entreprise dispose d’un bureau privé, cela peut ne pas poser de problème. Nous ne voulons pas donner l’impression que tous les espaces de coworking se transforment en bar après les heures de travail, car ce n’est pas du tout le cas !
Déterminer s’il y a un risque de distraction
Certains espaces de coworking disposent de salles de jeux et d’espaces communs (d’autres n’en ont pas du tout). Renseignez-vous pour savoir si l’espace de coworking qui vous intéresse le plus a l’habitude de voir beaucoup de gens se lever et se déplacer, et si ce genre de choses pourrait vous distraire, si votre espace de bureau privé a des murs en verre.
De la même manière, il se peut que cet espace de coworking offre moins de distractions que votre bureau physique traditionnel.
Pour effectuer la transition, chaque bureau aura une situation différente. Nous espérons que vous pourrez choisir les idées qui conviennent à votre entreprise.
Emballez l’équipement et le matériel de votre ancien bureau
L’emballage du bureau et l’évaluation de tout ce qui s’y trouve est l’occasion idéale de se débarrasser des objets dont on n’a plus besoin. Cela comprend l’équipement, le matériel obsolète, les objets supplémentaires, les vieux documents qui sont maintenant stockés dans le cloud et bien d’autres choses encore.
Permettre aux collègues d’acheter des objets qui ne seront plus utilisés
Vous pouvez même organiser une vente aux enchères d’objets tels que des luminaires, des chaises de bureau, des bureaux et des accessoires.
Faites un don de fournitures aux écoles de votre région
Le don de vieux matériel et de toutes sortes de fournitures (trombones, Post-It, crayons, stylos, tableaux blancs, etc.) est exactement le type de choses que les écoles aiment recevoir. Vous pouvez envoyer ces articles de bureau à des écoles ou, mieux encore, à des organisations à but non lucratif qui soutiennent l’éducation des enfants défavorisés.
Écouter les hésitations et les inquiétudes des employés à propos des espaces de coworking
Discutez avec votre personnel et écoutez les hésitations des employés concernant l’utilisation d’un espace partagé. Établissez un plan pour répondre à ces commentaires afin que tout le monde se sente à l’aise dans ce changement.
Permettre à certains membres de l’équipe de travailler à distance ou de manière flexible
Le travail à distance est l’avenir du travail et, par le passé, nous avons parlé des différences (et des différences perçues) entre le travail à domicile et le travail à distance. S’agit-il de la même chose… ou pas ?
Pour les employés qui travaillent à domicile pour la première fois, veillez à élaborer des scénarios, des ressources d’auto-assistance et des guides d’entreprise sur la sécurité, le protocole et les procédures. Fournissez des conseils sur des sujets tels que la prévention de l’épuisement professionnel.
Maintenant que le lieu de travail est devenu un environnement plus flexible, permettez aux personnes qui ont des trajets plus longs, des enfants ou d’autres situations spécifiques de travailler à distance, ce qui leur permettra de bénéficier d’une meilleure productivité.
Non seulement les espaces de coworking figurent sur la liste des plus grandes tendances actuelles en matière de travail à distance, mais les horaires de travail flexibles en font également partie.
Recensez les employés qui utiliseront le nouvel environnement de coworking.
Combien de personnes pourront se rendre physiquement dans l’espace de coworking ? Combien de jours par semaine viendront-ils ?
Si les employés de votre entreprise travaillent déjà depuis leur domicile de manière productive ou à distance depuis un certain temps, il se peut qu’ils souhaitent des options flexibles.
Quelle est la différence entre le travail à domicile et le travail à distance ? Nous avons quelques idées à ce sujet.
Il est essentiel de savoir combien d’employés de votre entreprise utiliseront cet espace partagé. Cela vous aidera à planifier la quantité d’espace dont vous avez besoin et vous permettra d’économiser sur les budgets, sans dépenser trop pour un espace qui n’est pas nécessaire.
Partagez le plan de transition du bureau avec votre personnel
Il sera nécessaire de partager le plan de transition du bureau vers un espace de coworking, et cela doit être fait avec respect et diplomatie.
La communication du plan de transition du bureau donnera plus de détails aux membres du personnel qui souhaitent en savoir plus sur le changement à venir. Ils voudront planifier le changement, se renseigner sur les attentes et voudront probablement voir les plans d’aménagement, les plans d’étage et les photos de l’espace de coworking choisi.
Choisissez un espace de coworking qui correspond à la culture de votre entreprise
Il existe de nombreux types d’espaces de coworking. Certains sont dédiés aux besoins des entreprises clientes et des membres de l’entreprise, tandis que d’autres sont plus orientés vers les besoins d’un nomade numérique et les avantages pour les travailleurs à distance qui voyagent.
En parlant de culture d’entreprise, Dan et moi avons eu l’occasion de tester le produit Selina Mexico City Coworking & ; Coliving, qui s’est avéré parfaitement adapté à notre petite entreprise de deux personnes.
Si votre entreprise est composée d’employés qui travaillent dans le monde de l’entreprise depuis de nombreuses années, ils ne s’adapteront probablement pas à un espace de coworking destiné aux milléniaux. De même, si votre entreprise est jeune et branchée, votre personnel jeune et créatif ne sera probablement pas inspiré par un environnement plus corporatif qui ne présente pas immédiatement tous les avantages des espaces de coworking.
Bien que vous ayez probablement déjà une idée de la culture d’entreprise de votre organisation, il sera essentiel de voir si vous pouvez la mettre en pratique. quelle les membres de l’entreprise qui prévoient de venir dans l’espace de coworking. Si les membres les plus âgés de l’organisation qui ont des familles ou des trajets longs ont déjà montré moins d’intérêt, ou s’il n’est plus obligatoire pour eux de venir dans un espace physique, orientez le choix de l’espace de coworking vers le type exact d’employé qui sera présent dans le nouvel espace de bureau.
Pensez à un moyen d’utiliser l’espace de coworking de l’entreprise à des fins multiples
Ce que nous aimons dans les espaces de coworking, c’est qu’ils peuvent être plus que des bureaux. Pour les WeWorks qui proposent de la bière au robinet, il peut y avoir un groupe de personnes qui se réunissent pour les happy hours de 17 heures le vendredi. Il peut y avoir des membres de l’espace de coworking qui aiment passer du temps dans l’espace pour assister à une conférence d’un expert ou à une soirée de jeux, après les heures de travail.
Voici quelques idées supplémentaires sur la manière d’utiliser un espace de coworking à des fins multiples, qui doivent toutes être communiquées aux employés :
- L’espace de coworking dispose-t-il d’une plus grande cuisine que votre bureau ? Si oui, vous pouvez recommander à vos employés d’apporter et de cuisiner leurs déjeuners, afin de favoriser le bien-être et une alimentation saine.
- Votre espace de coworking dispose-t-il d’un endroit pour emballer et expédier des articles ? Si oui, cela peut s’avérer très utile pour les entreprises qui ont tendance à expédier des objets physiques comme du courrier, des chèques, des petits paquets de produits ou des informations marketing.
- Votre espace de coworking dispose-t-il d’un espace public partagé que vous pouvez utiliser pour des réunions avec vos clients ? Si oui, renseignez-vous sur le protocole d’invitation des parties externes à l’espace de coworking et commencez à organiser des réunions de clients sur le patio ou dans la cuisine… Près des robinets de bière.
- L’espace de coworking offre-t-il un espace de stockage supplémentaire ? Si oui, faites savoir à vos employés qu’ils peuvent ranger leurs chaussures de sport, leurs raquettes de tennis, leurs manteaux ou couvertures de rechange et leurs en-cas dans les casiers mis à leur disposition.
- Pouvez-vous emprunter du matériel, des équipements ou des produits à d’autres bureaux dans l’espace partagé ? Si oui, vous avez de la chance. Par exemple, si votre entreprise est un studio de photographie, ou même si vous devez prendre des photos de produits de temps en temps, vous pouvez partager l’équipement d’autres photographes dans l’espace. Vous pouvez également vous constituer un réseau et demander si d’autres organisations proposent des services de photographie de produits. Les possibilités sont infinies.
Êtes-vous prêt à transférer votre personnel de bureau dans un espace de coworking ?
Si les points ci-dessus concernant les transitions de bureau se sont avérés exacts pour vous, il est temps de commencer à chercher le type d’espace de coworking le plus approprié pour la transition de votre bureau vers l’avenir du travail.
Chaque entreprise est différente et aura des besoins très différents, en fonction de son secteur d’activité, de ses modèles de croissance, de sa culture d’entreprise et de sa direction, mais nous ne doutons pas que vous serez en mesure de choisir la meilleure voie pour la transition de votre entreprise vers le coworking.
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Bienvenue sur mon blog, je suis Alain, un passionné de détecteurs de métaux.
Ma passion est de trouver des trésors avec mon détecteur de métaux, et je m’y consacre entièrement. Ces dernières années, j’ai trouvé tellement de choses merveilleuses qui n’ont plus de prix pour moi. Ce que je préfère dans ce passe-temps, c’est que l’on ne sait jamais ce qui va se passer ensuite – c’est toujours une nouvelle aventure passionnante ! Je partage avec vous mes expériences, mes sorties détections, et mes conseils sur le matériel qu’il vous faut.
